국제적인 의사소통과 국제 협상 관리

1. 국제적인 의사소통

기업 활동은 기본적으로 의사소통을 전제로 하고 있는데, 국제적으로 사업을 전개하는 다국적 기업들은 항상 현지 관리자와 현지 소비자들과 접촉, 협상 및 거래, 관리를 하기 때문에 문화적 차이에 따른 영향을 받게 된다. 

문화가 상이하면 가치와 신념이 다르고 이에 따라 의사소통과 관계를 맺는 방식 등이 달라진다. 

문화가 다른 현지 소비자, 외국 관리자 또는 종업원들과 원활하게 의사소통 하지 못하면 정보와 아이디어를 제대로 교환할 수 없고, 협상을 효과적으로 이끌어가지 못한다. 

의사소통은 메시지를 통해 의미를 교환하는 과정으로서 내가 뜻하는 바를 상대방에게 효과적으로 알리려는 시도이다. 

문화가 다르면 잘못된 지각, 잘못된 해석, 잘못된 평가 등으로 인해 의사소통의 오류가 발생할 가능성이 높기 때문에 국제 경영자들은 언제나 문화적 상대성을 가지고 상대방을 이해하려고 노력해야 한다. 

특히 사람들은 자신의 문화를 기준으로 문화가 비슷하면 좋은 것으로 판단하지만 문화가 다르면 비정상적이고 나쁜 것으로 판단하려는 경향이 있기 때문에 국제 경영자는 외국인들의 행동이나 말을 자신의 기준으로 해석하고 평가하기보다는 외국인의 시각으로 이해하고 노력해야 한다. 

항상 조심스러운 태도와 이해심을 가질 필요가 있는데 예를 들어 외국인 경영자나 종업원과 인사를 나누거나 전화할 때, 또한 이들에게 편지를 쓰거나 상품을 설명할 때 문화가 다르다는 점을 명심하고 이들이 전달하려는 의미를 이해하려고 노력하는 것이 중요하다. 

 

 

2. 국제 협상 관리 

기업의 국제화가 진행될수록 외국 기업과의 협상은 많이 증가한다. 협상은 일반적으로 서로 다른 목표를 가진 당사자들이 상호 이해관계가 걸린 문제를 해결하기 위해 서로 만나서 설득하고 양보하면서 합의점을 찾아가는 과정이라고 할 수 있다. 협상 역시 문화의 영향을 크게 받으므로 문화가 다르면 협상하는 방식도 다르다. 

즉, 상대방과 만나서 정보를 주고받는 의도가 다르고, 상대방을 설득하고 타협하는 방식이 다르다. 

따라서 문화가 다른 상대방과 협상하게 되면 협상 자체의 어려움뿐만 아니라 문화적 차이에 따른 어려움이 가중되어 효과적인 협상 결과를 내기가 어렵다. 

따라서 효과적으로 협상하기 위해서는 문화적 차이가 협상 단계별 과정에 미치는 영향을 이해하는 것이 필요한데 다음과 같은 단계로 진행된다. 

1) 사전 준비 단계

문화가 다른 상대방과 협상할 경우에는 준비를 많이 할수록 효과적이다. 

국제 협상을 시작하기 이전에 다음과 같은 문제들을 고려하는 것이 중요하다. 

협상 과정을 경쟁 과정으로 보느냐 아니면 문제 해결 과정으로 보느냐의 문제, 상대방은 어떠한 협상 절차와 예의를 가지고 있느냐의 문제, 순차적인 타결 방식인가 아니면 일괄 타결 방식인지의 문제, 어느 정도 협상 시한을 준수하는가의 문제들을 고려하도록 한다. 

2) 관계 협상 단계 

협상 과정에서 처음 만나 서로를 이해하고 상호 존중과 신뢰를 구축하는 단계이다. 

이 단계에서는 협상 과제와 협상 당사자를 의도적으로 분리하여 협상 당사자 간의 상호 존중과 신뢰를 만들어 나감으로써 협상이 원활하게 진행될 수 있도록 분위기를 만들어 가는 것이 중요하다. 

3) 정보 교환 단계 

협상 당사자 간에 어느 정도 상호 신뢰 관계가 형성되면 협상에 필요한 정보를 서로 교환하게 된다. 

협상을 효과적으로 진행하기 위해서는 자신의 입장을 일방적으로 주장하기보다는 상대방의 관심사를 이해하는 것이 절대적으로 필요하다. 

협상 당사자들이 서로의 입장보다는 관심사를 서로 교환하는 것이 협상 당사자 모두가 동의할 수 있는 범위를 확대하는 데 효과적이다. 

4) 설득 단계 

정보 교환을 통해 상대방의 욕구와 관심사를 파악하면 서로 수용할 수 있는 대안을 제시하면서 협상 상대방을 설득하게 된다. 

따라서 정보 교환을 통해 상대방의 관심사와 욕구를 이해하고 비슷한 점과 다른 점을 파악한 다음 상대방이 수용할 수 있는 대안을 창출하여 설득하는 것이 효과적이다. 

5) 양보와 합의 단계 

설득 단계를 거쳐 필요한 경우 양보를 하고 합의를 만들게 된다. 문화가 다르면 협상하는 방식이 다르기 때문에 다국적 기업의 경영자들은 협상 상대방의 문화를 고려하여 최적의 협상 방식을 찾아내고 관리해야 한다. 

외국 기업과의 협상을 성공적으로 관리하기 위해서는 다음과 같은 방식을 활용해야 한다. 

협상 상대방 국가의 문화를 제대로 파악할수록 협상 상대방의 행동을 잘 이해할 수 있고 원하는 성과를 거둘 수 있게 되지만 상대방 문화를 지나치게 일반화시켜 협상한다면 큰 오류를 범할 수 있으므로 일반화 오류를 경계해야 한다. 

또한 국제 협상에 임하기 전에 상대방 문화를 연구하는 한편 협상 목적, 양보 마지노선, 관련 정보 등을 파악하여 효과적인 협상 전략을 수립하도록 사전에 준비를 잘하고 유연한 태도를 가지고 있어야 한다. 

통역자 활용, 장기 협상 준비, 장기적 관계 모색, 유리한 협상 상황을 조성하도록 노력해야 할 것이다.